Kemampuan komunikasi menjadi bagian penting dalam pekerjaan yang melibatkan banyak orang, termasuk dalam proses audit.
Seorang auditor tidak hanya membutuhkan kemampuan analisis dan pemahaman teknis. Dalam menjalankan tugasnya, auditor juga perlu berkomunikasi dengan berbagai pihak, menggali informasi, mengajukan pertanyaan, melakukan klarifikasi, hingga menyampaikan hasil pekerjaan secara profesional.
Karena itu, training komunikasi audit menjadi salah satu hal yang menurut saya penting untuk mendapatkan perhatian.
Pada tahun 2024, saya berkesempatan menjadi fasilitator dalam Sharing Session “Successful Communication in Audits” bersama BPKP Provinsi Gorontalo.
Bagi saya, sesi ini bukan sekadar membahas bagaimana cara berbicara yang baik. Lebih jauh, kami membahas bagaimana komunikasi dapat membantu proses audit berjalan lebih efektif sekaligus membangun hubungan profesional dengan pihak yang diaudit.
Mengapa Komunikasi Penting dalam Proses Audit?
Audit merupakan proses yang membutuhkan ketelitian dan interaksi dengan banyak pihak.
Dalam praktiknya, auditor akan berhadapan dengan berbagai karakter, posisi, dan cara berpikir. Informasi yang dibutuhkan juga tidak selalu bisa diperoleh hanya dengan membaca dokumen.
Ada kalanya auditor perlu bertanya, menggali informasi lebih dalam, meminta penjelasan, atau mendiskusikan suatu kondisi dengan pihak terkait.
Di sinilah kemampuan komunikasi memiliki peran penting.
Cara sebuah pertanyaan disampaikan dapat memengaruhi respons yang diberikan. Begitu juga ketika auditor menyampaikan suatu informasi atau hasil pekerjaan.
Pesan yang sebenarnya sederhana bisa menjadi sulit diterima apabila cara penyampaiannya tidak tepat.
Karena itu, komunikasi dalam audit bukan hanya tentang apa yang disampaikan, tetapi juga bagaimana cara menyampaikannya.
Mendengarkan Sebelum Menyampaikan
Salah satu hal yang saya tekankan dalam sesi Successful Communication in Audits adalah pentingnya kemampuan mendengarkan.
Sering kali kita terlalu sibuk memikirkan apa yang ingin disampaikan sehingga lupa benar-benar mendengarkan lawan bicara.
Padahal, mendengarkan dengan baik dapat membantu kita memahami konteks sebelum memberikan respons.
Dalam proses audit, kemampuan ini menjadi semakin penting. Ketika auditor memberikan ruang kepada pihak yang diajak berbicara untuk menjelaskan, informasi yang diperoleh bisa menjadi lebih lengkap.
Mendengarkan juga bukan sekadar diam ketika orang lain berbicara. Kita perlu memahami pesan, menangkap informasi penting, dan memastikan bahwa apa yang kita pahami sesuai dengan maksud lawan bicara.
Menurut saya, komunikasi yang baik selalu dimulai dari kemauan untuk memahami.
Mengajukan Pertanyaan dengan Tepat
Pertanyaan merupakan salah satu bagian penting dalam komunikasi audit.
Namun, pertanyaan yang baik bukan hanya pertanyaan yang menghasilkan jawaban. Pertanyaan juga perlu disampaikan dengan cara yang membuat lawan bicara merasa nyaman untuk memberikan informasi.
Dalam sesi ini, peserta diajak memahami bagaimana memilih kata dan menyusun pertanyaan agar komunikasi dapat berlangsung secara lebih efektif.
Tujuannya bukan untuk membuat komunikasi menjadi berbelit-belit, tetapi justru membuat percakapan menjadi lebih terarah.
Ketika pertanyaan disampaikan dengan jelas, auditor akan lebih mudah mendapatkan informasi yang relevan dan pihak yang diajak berkomunikasi juga lebih mudah memahami apa yang sebenarnya dibutuhkan.
Menyampaikan Pesan Secara Profesional
Dalam pekerjaan audit, ada situasi ketika auditor harus menyampaikan sesuatu yang mungkin tidak mudah diterima oleh pihak lain.
Misalnya ketika melakukan klarifikasi terhadap suatu kondisi atau ketika harus membicarakan hasil pekerjaan.
Pada situasi seperti ini, kemampuan menyampaikan pesan secara profesional menjadi sangat penting.
Menurut saya, profesional dalam berkomunikasi bukan berarti harus berbicara dengan bahasa yang kaku.
Yang lebih penting adalah mampu menyampaikan pesan dengan jelas, tepat, tegas, dan tetap menghargai orang lain.
Komunikasi yang baik seharusnya membantu orang memahami persoalan, bukan justru menciptakan persoalan baru karena cara penyampaiannya.
Bahasa Tubuh Juga Berbicara
Komunikasi tidak hanya berlangsung melalui kata-kata.
Ekspresi wajah, intonasi, kontak mata, gestur, hingga cara seseorang merespons lawan bicara juga ikut membentuk pesan.
Kadang seseorang merasa sudah menyampaikan sesuatu dengan baik, tetapi lawan bicara menangkap pesan yang berbeda.
Karena itu, dalam training komunikasi audit, saya juga melihat pentingnya kesadaran terhadap komunikasi nonverbal.
Apa yang kita katakan perlu selaras dengan bagaimana kita menyampaikannya.
Hal sederhana seperti memperhatikan lawan bicara ketika berbicara, tidak memotong pembicaraan, dan memberikan respons yang sesuai dapat membuat komunikasi menjadi jauh lebih efektif.
Membangun Kepercayaan dalam Komunikasi Audit
Menurut saya, salah satu tujuan penting dari komunikasi profesional adalah membangun kepercayaan.
Proses audit membutuhkan keterbukaan. Untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, komunikasi harus dibangun dengan suasana yang profesional dan saling menghargai.
Bukan berarti auditor harus menghindari pembicaraan yang sulit.
Justru kemampuan komunikasi sangat dibutuhkan ketika kita harus membicarakan sesuatu yang sensitif, berbeda pendapat, atau membutuhkan penjelasan lebih lanjut.
Ketegasan dan empati tetap bisa berjalan bersama.
Kita dapat menyampaikan sesuatu secara tegas tanpa harus menghilangkan rasa hormat kepada orang lain.
Komunikasi yang Baik Mendukung Pekerjaan yang Lebih Baik
Saya percaya bahwa kemampuan teknis dan kemampuan komunikasi seharusnya berjalan beriringan.
Pengetahuan yang baik akan lebih bermanfaat ketika mampu disampaikan dengan cara yang tepat.
Begitu juga dalam pekerjaan audit. Kemampuan analisis dan pemahaman teknis merupakan hal yang penting, tetapi kemampuan berkomunikasi membantu proses tersebut berjalan dengan lebih efektif.
Itulah yang menjadi salah satu pembahasan dalam Sharing Session “Successful Communication in Audits” bersama BPKP Provinsi Gorontalo pada tahun 2024.
Bagi saya, setiap kesempatan untuk berbagi selalu menjadi proses belajar dua arah. Saya datang untuk membagikan pengalaman dan materi, tetapi pada saat yang sama saya juga belajar dari pertanyaan, pengalaman, dan perspektif para peserta.
Dokumentasi ini menjadi salah satu jejak perjalanan saya dalam dunia training, facilitation, communication, dan pengembangan sumber daya manusia.
Dari satu ruang pelatihan ke ruang pelatihan lainnya, saya semakin percaya bahwa kemampuan seseorang tidak hanya ditentukan oleh apa yang ia ketahui, tetapi juga oleh bagaimana ia mampu berkomunikasi dan membangun hubungan dengan orang lain.
Dokumentasi Kegiatan
Kegiatan: Sharing Session “Successful Communication in Audits”
Instansi: BPKP Provinsi Gorontalo
Peran: Facilitator
Materi: Successful Communication in Audits
Tahun: 2024
Lokasi: Gorontalo
Tentang Saya
Saya adalah Ronal Hutagalung, trainer dan facilitator yang banyak terlibat dalam program motivation training, communication training, leadership, mindset, dan pengembangan sumber daya manusia.
Bagi saya, setiap kegiatan bukan hanya tentang menyampaikan materi, tetapi juga tentang bagaimana membantu peserta mendapatkan perspektif baru yang dapat diterapkan dalam pekerjaan dan kehidupan mereka.
